Модуль «Встречи» — это встроенный планировщик личных встреч, который помогает пользователям приложения легко находить нужных людей среди участников мероприятия, знакомиться с ними и назначать друг другу встречи, чтобы обсудить деловые вопросы.

Назначение встреч и поиск участников

Встречи назначаются с экрана с подробной информацией об участнике (из дополнительной вкладки, которая появляется, если модуль подключен). 

Чтобы найти определенного участника, используйте поиск по списку участников. Поиск работает по содержимому всех полей профиля, которые отображаются в подробной информации об участнике, кроме поля «О себе»: по имени, должности, компании и т.д. 

Тема встречи

Участники могут при назначении встречи указывать ее тему, чтобы приглашенный заранее знал о целях инициатора встречи, и оба участника пришли подготовленными.

Время для встреч

При настройке модуля организатор может выделить для встреч определенное время для каждого дня события (например, разрешить назначать встречи до и после докладов, но не во время самих докладов, чтобы участники их не пропускали), а также назначить длительность встречи из предложенных вариантов. 

В свою очередь, каждый участник в приложении из предложенного организаторами выбирает тот временной диапазон, который он сам хочет отвести для встреч. Участник может назначить одинаковое время для встреч на все дни события или задать свой интервал (или несколько интервалов) для каждого отдельного дня. 

При назначении встречи график инициатора встречи автоматически сравнивается с графиком приглашенного, и для выбора предлагаются временные интервалы, которые у них обоих совпадают и еще не заняты другими встречами. 

Пока активна одна встреча одного участника с определенным вторым участником - вторую встречу нельзя создать этим же двум участникам, ни в этот день, ни в следующий. Как только закончится первая согласованная встреча — вторую можно будет создать.

В рамках одного события в приложении между двумя участниками может быть назначена только одна встреча за все время.

ВАЖНО! Обратите внимание, что если назначение встреч уже началось, менять настройки этого функционала уже нельзя, иначе будут ошибки во время согласования встреч!

Например, вы выставили продолжительность одной встречи 20 минут, участники начали назначать встречи и выбрали свое время для встреч согласно этому отрезку, а затем вы поменяли время одной встречи на 30 минут. У тех участников, кто уже назначили какие-то встречи по 20 минут, просто не смогут принимать заявки на новые встречи на 30 минут, если у них, например, занято время с 13:00 до 13:20, и с 13:40 до 14:00 - то есть слот 13:20 - 13:40 так и останется пустым, ведь встреча длиной 30 минут вместо изначальных 20 туда просто не влезет.

Места для встреч

При настройке модуля организаторы перечисляют места на площадке события, которые предназначаются специально для встреч (например, стойка регистрации, один из залов, кафе). 

Пользователи приложения могут не только выбирать для встречи одно из них, но и указывать в деталях встречи любое другое удобное им место (опция «Добавить локацию»). Указанное пользователем место для встречи не появится в общем списке: о нем будут знать только инициатор встречи и приглашенный. Отключить или как-то ограничить возможность участников создавать собственные локации для встреч нет технической возможности.

Оповещения

Оповещение о назначенных встречах

Участники получают уведомления обо всех назначенных им встречах: авторизованные — в виде пуш-уведомления, неавторизованные — по e-mail или SMS. В сообщении указывается имя инициатора встречи и компания, к которой он принадлежит. Таким образом, ни один участник события не пропустит назначенную ему встречу, даже тот, кто еще не установил приложение.

Подтверждение и отмена встречи

Получив приглашение на встречу, участник может либо подтвердить ее, либо отказаться. Инициатор встречи получит сообщение об этом.

Инициатор встречи также может сам ее отменить. В этом случае приглашенный также получит уведомление.

Согласование деталей встречи

Приглашенный или инициатор могут изменять детали встречи (время или место). При внесении изменений одним из участников второй получает уведомление о них и может согласиться с ними или предложить свой вариант.

Напоминание о встречи

За 5 минут до начала согласованной встречи оба ее участника получат пуш-уведомления о том, что встреча состоится, с указанием ФИО и места.

Напоминания о назначенных встречах

1. Можно ли отключить уведомления о необходимости указания времени для встреч? - Нет, данные уведомления отключить нельзя
2. Какой алгоритм уведомлений о необходимости указания времени для встреч?

Если у пользователя не настроено время для встреч, приложение будет периодически напоминать пользователю об этом.

Напоминания выводятся:

• В виде поп-апа с предложением настроить интервалы встреч:
  • при назначении встречи, если интервалы еще не настроены;
  • при первом входе на экран списка встреч;
  • при первом входе на экран списка участников (при условии, что пользователь еще не заходил на экран списка встреч, и мы не показывали ему поп-ап на том экране).
• Посредством локальных уведомлений (отправляется только в том случае, если пользователь авторизован):
  • За 10 минут до начала первого доклада/открытия мероприятия. Если пользователь не настроил интервалы в первый день мероприятия, то повторное уведомление отправится за 10 минут до начала 2-го дня мероприятия. На 3-й и последующие дни уведомления отправляться не будут;
  • Через 10 минут после регистрации в приложении.

Список встреч

Все назначенные встречи (как те, инициатором которых был сам пользователь, так и назначенные ему другими участниками) группируются в специальном пункте меню, где их удобно просматривать. Встречи в нем делятся на категории: 

• «Подтвердите встречу» — встречи, назначенные пользователю
• «Подтвержденные» — согласованные встречи вне зависимости от того, является пользователь инициатором или приглашенным
• «Рассматриваются» — встречи, назначенные пользователем и еще не подтвержденные приглашенными
• «Отмененные» — встречи, которые были отменены, вне зависимости от того, кто их отменил: приглашенный или инициатор.

Для удобства пользователя встречи, в деталях которых произошли изменения, отмечаются красным маркером.

Письма о встречах на электронную почту

Письма приходят:

- о приглашении вас на встречу

- об отказе о приглашении на встречу

- о подтверждении встречи

Вы приглашены на встречу (36586):

Нина (Осознанная карьера) - согласование встречи (36586:

Нина (Осознанная карьера) - встреча отменена (36585)

О том, как использовать мобильное приложение, чтобы участники мероприятия активно общались и завязывали полезные знакомства, читайте также в нашем блоге:

https://blog.eventicious.com/vip-networking/

https://blog.eventicious.com/bdk_alexeeva_networking/

https://blog.eventicious.com/kak-prokachat-nietvorkingh-na-mieropriiatiiakh/